Как работать в Google Документах: руководство для авторов

Мы в Котиках работаем с Google Документами. Это удобно: легко вносить правки, добавлять комментарии, сохранять изменения и при необходимости возвращаться к ранним версиям.

Но, к сожалению, большинство авторов не умеют пользоваться Google Документами. Из-за этого почти каждый раз приходится тратить время на объяснения, что нужно сделать, или на исправление форматирования вручную.

В этом тексте я постаралась суммировать то, что автору нужно знать о работе в Google Документах — с учетом распространенных ошибок, которые приходится исправлять каждый раз.

Заголовки и подзаголовки

Если вы выделили строку жирным шрифтом и увеличили размер букв, это еще не значит, что она превратилась в заголовок или подзаголовок. При публикации текста на сайте все ваши старания пойдут прахом.

Чтобы добиться нужного эффекта, сделайте вот так:

Как работать в Google Документах: руководство для авторов

Если вам не нравится шрифт или кегль, измените их в одном подзаголовке, а затем кликните на “Обновить заголовок в соответствии с выделенным фрагментом”. Вот так:

Как работать в Google Документах: руководство для авторов

Несколько секунд и готово.

Списки

Не нужно делать так:

— 1.

— 2.

— 3.

— 4.

Лучше так:

  • 1.
  • 2.
  • 3.
  • 4.

Просто воспользуйтесь этой кнопкой (здесь и ниже картинки кликабельные):

Как работать в Google Документах: руководство для авторов

Абзацы

Самая распространенная ошибка (и самая противная в том смысле, что на ее исправление уходит больше всего времени) — использование пустых строк для разбивки абзацев.

Делать так нельзя, иначе при публикации статья будет смотреться плохо. Сравните:

В этом блоке все предложения отбиты пустой строкой.

 

Вот так.

 

Видите, как это смотрится на сайте?

 

Правда, неприятно?

А в этом блоке пустых строк нет.

Вид сразу лучше.

Правда?

А все почему?

Потому что на сайтах в большинстве случаев уже прописаны отступы после каждого абзаца.

И лишние строки там ни к чему.

Но как сделать, чтобы абзацы не “слипались”? Вот так:

Как работать в Google Документах: руководство для авторов

Вы можете выделить текст целиком (напомню — Ctrl+A) или выбрать отдельные абзацы. Если нужно добавить пробел только после одного абзаца, выделять его целиком не обязательно — достаточно просто кликнуть на любую его часть и воспользоваться опцией “Добавить пробел после абзаца”.

Если вы примените ее после окончания работы над документом, между всеми элементами списка тоже появится пробел, который там совершенно ни к чему. Кстати, при выделении части текста и использовании функции “Список” это не происходит. Отсюда два вывода. Во-первых, лучший вариант — еще в начале работы нажать Ctrl+A и “Добавить пробел после абзаца”. Тогда в дальнейшем отступы будут появляться автоматически, но при этом в списках их не будет. Во-вторых, если применять первый совет уже поздно, просто выделите все пункты списка, кроме последнего, и нажмите на “Удалить интервал после элемента списка”. Вот так:

Как работать в Google Документах: руководство для авторов

Второй вариант — выделить все пункты, а затем дважды кликнуть на “Список”.

Тире

Почти все авторы, работая в Google Документах, вместо тире используют дефис, просто потому что не знают, откуда это тире взять. Самое простое решение проблемы — сделать так, чтобы двойной дефис всегда автоматически превращался в тире.

Для этого выберите в верхней панели “Инструменты”, затем кликните на “Настройки”. В левый столбец впишите два дефиса. В правый скопируйте и вставьте тире:

Как работать в Google Документах: руководство для авторов

Теперь, если вы введете два дефиса и пробел, автоматически появится тире.

Изображения

Часто для публикации текста на сайт клиенты просят предоставить папку с картинками.

Что в этом случае следует сделать?

Во-первых, добавить комментарий с номером к каждой картинке. Не подпись (ее могут случайно скопировать на сайт), а именно комментарий:

Как работать в Google Документах: руководство для авторов

Во-вторых, собрать все картинки в одной папке и либо залить на диск, либо отправить в архиве. Собрать картинки можно двумя способами:

  1. Кликнуть на картинку → скопировать → вставить в Word → нажать на “Сохранить как рисунок” → положить в нужную папку. Оптимально, если изображений мало.
  2. В Google Документе выбрать в меню “Файл” → “Скачать как” → “Веб-страница (HTML, ZIP-архив)”. Откройте сохраненный архив — в папке images будут лежать все изображения. Правда, есть одна проблема: Google пронумерует их не в том порядке, в котором они расположены в файле, а в том, в котором вы их добавляли в документ. Из-за этого нумерация может сбиться, поэтому ее обязательно нужно проверить. Такой способ оптимален, если картинок много.

Попробуйте, это просто.

Настройки доступа

Широко распространенная ошибка: желая отправить редактору или клиенту документ, автор просто копирует ссылку на страницу, с которой работает. Открыть его ни заказчик, ни редактор не сможет.

Сделайте так: нажмите на кнопку “Настройки доступа” в верхнем правом углу. Появится вот такое окно:

Как работать в Google Документах: руководство для авторов

Далее вы можете либо ввести адрес электронной почты (ее владельцу придет письмо со ссылкой на документ), либо нажать на “Включить доступ по ссылке”. Во втором случае вы сможете выбрать, что сможет делать получатель: только просматривать документ, комментировать его и советовать изменения или же редактировать наравне с вами. Обычно для совместной работы подходит 2 или 3 вариант. Если же вы отправляете документ только на просмотр (например, статью из портфолио), лучше использовать первый.


Если у вас остались вопросы по работе с Google Документами — задавайте, я отвечу.